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Régulation

1. Introduction

L'intégrité est une des clés de voûte du fonctionnement de la Plate-forme eHealth (eHP). C’est la raison pour laquelle un canal pour lanceurs d’alertes a été mis en place pour permettre à la fois aux collaborateurs et aux parties externes de signaler de manière confidentielle toute infraction aux politiques et procédures internes ou aux lois et réglementations. La présente politique décrit qui peut signaler une infraction, comment et quand la signaler et la suite y réservée.

La politique de lanceur d’alerte répond à la loi belge du 8 décembre 2022 relatif aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d'atteintes à l'intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée.

2. Qui peut signaler une infraction ?

Un lanceur d’alerte est une personne qui rapporte des informations obtenues dans un contexte professionnel concernant des violations. Le contexte professionnel réfère à toutes les parties qui ont une relation professionnelle avec l’eHP, notamment :

1° les collaborateurs statutaires et contractuels ;

2° des travailleurs indépendants ;

3° les actionnaires et les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'une entreprise, y compris les membres non exécutifs, ainsi que les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non rémunérés ;

4° toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs

Cette politique est également applicable aux lanceurs d’alerte qui signalent ou divulguent publiquement des informations relatives à des atteintes à l'intégrité obtenues :

1° dans le cadre d'une relation de travail qui a entre-temps pris fin ;

2° lors du processus de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles.

3. Qu’est-ce qui peut être signalé ?

Les faits suivants relèvent du champ d'application de la politique de lanceur d’alerte.

1° l'acte ou l'omission d'un acte qui constitue une menace pour l'intérêt général ou une atteinte à celui-ci, et qui :

constitue une violation aux dispositions européennes directement applicables, aux lois, arrêtés, circulaires, règles internes et aux procédures internes qui sont applicables aux organismes du secteur public fédéral et leurs membres du personnel; et/ou
implique un risque pour la vie, la santé ou la sécurité des personnes ou pour l'environnement; et/ou
témoigne d'un manquement grave aux obligations professionnelles ou à la bonne gestion d'un organisme du secteur public fédéral;

2° le fait d'ordonner ou de conseiller sciemment de commettre une atteinte à l'intégrité telle que visée au 1°.

3° les atteintes à l'intégrité commises dans le cadre des marchés publics relevant du champ d'application des titres 2 et 3 de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité, les signalements des atteintes à l'intégrité commises dans le cadre des obligations relevant de la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions, les signalements des atteintes à l'intégrité commises dans le cadre des marchés publics relevant du champ d'application des titres 2 et 3 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et les signalements des atteintes à l'intégrité commises dans le cadre des contrats de concession relevant de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession.

Ne sont pas considérés comme des atteintes à l'intégrité :

1° le harcèlement moral, la violence au travail et le harcèlement sexuel au travail à l'égard des personnes visées à l'article 2, § 1er, alinéa 2, 1°, de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail;

2° la discrimination fondée sur :

un des critères protégés visés à l'article 4, 4°, de la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre certaines formes de discrimination;
le sexe ou l'un des critères qui sont assimilés au sexe au sens des articles 3 et 4 de la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes;
un des critères protégés visés à l'article 4, 4°, de la loi du 30 juillet 1981 tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme ou la xénophobie.

Cette politique ne porte pas non plus sur les plaintes concernant l'emploi ou les griefs interpersonnels entre l’auteur du signalement et un autre collègue. Pour ce type de plaintes, l’eHP renvoie respectivement au service RH ou aux personnes de confiance.

4. Comment signaler une violation?

L’eHP met à disposition une plateforme de lanceur d’alerte

L’eHP propose une plateforme qui permet aux lanceurs d’alertes de signaler des faits et ce de manière anonyme ou non. Dans ce cadre, il est important que le lanceur d’alerte note ou retienne bien le numéro de dossier et le code de vérification, qui lui permettront par la suite de communiquer avec le gestionnaire de dossier et de recevoir un retour d'information.

Nous vous encourageons vivement à faire part de vos préoccupations par le biais du canal interne précité si vous avez connaissance d'un infraction ou si vous avez des soupçons à ce sujet. Vous pouvez signaler les faits dont vous avez connaissance par écrit ou via un message vocal. Les signalements seront réceptionnés par le service d’audit interne de Smals.

En tant qu'organisation, nous sommes tenus de fournir un feed-back au lanceur d’alerte à propos de l’état d’avancement de son signalement. Afin de pouvoir fournir ce feed-back, il est important que l’eHP puisse contacter l’auteur du signalement via la plateforme.

5. Contenu du signalement

Afin d'évaluer et d'examiner correctement le signalement, veuillez fournir les informations suivantes :

la relation du lanceur d’alerte vis-à-vis de l’eHP (p.ex. employé, fournisseur, ...) ;
dans la mesure où le signalement n’est pas anonyme, le nom et les éventuelles données de contact de l’auteur du signalement ;
une description détaillée de l'incident ou de la violation, y compris
la nature de l’incident (que s’est-il passé ?)
le moment (quand cela s’est-il passé, si possible date et heure, soit une période) ?
le lieu (où cela s’est-il passé ? au bureau, ... ?)
le rôle ou l'implication du lanceur d’alerte dans l’incident (p.ex. témoin, victime ou auteur) ;
des éventuelles informations concernant les personnes impliquées :
éventuellement le nom et les données de contact des personnes impliquées dans l'incident ;
éventuellement le nom et les données de contact des personnes qui ont été témoin de l’incident ou qui disposent d'informations à ce propos ;
éventuellement des informations sur des incidents ou violations similaires concernant la personne (ou les personnes) mentionnée(s) dans le signalement.
des preuves éventuelles ou des documents utiles par rapport au signalement.

Sur la base du numéro de dossier et du code de vérification, le lanceur d’alerte peut consulter à nouveau son signalement et fournir des informations complémentaires ou télécharger des documents.

6. Traitement du signalement

Le signalement est réceptionné par le service d'audit interne de Smals et il est traité par la personne désignée à cet effet au sein l’eHP (DPO). Lors de la réception du signalement, la personne désignée au sein l’eHP vérifie si le signalement relève du champ d’application de la présente politique de lanceur d’alerte. Si ce n’est pas le cas, l’auteur du signalement en sera informé (via la plateforme) et, dans la mesure où cela semble approprié en fonction du signalement, il sera dirigé vers le service compétent au sein de l’eHP ou vers des instances externes. Dans un délai de 7 jours à compter de la réception du signalement, l’auteur du signalement sera informé via la plateforme de l’acceptation ou du refus de son signalement. Dans la mesure du possible, toute communication entre l’auteur du signalement et la personne désignée au sein de l’eHP se déroulera à travers la plateforme de lanceur d’alerte sécurisée afin de garantir la confidentialité du signalement.

Examen du signalement

Dans la mesure où le signalement est accepté, la personne désignée au sein de l’eHP lancera une enquête sur la base du contenu du signalement. Dans les trois mois suivant l'acceptation du signalement, la personne désignée au sein de l’eHP informera le lanceur d’alerte, via la plateforme, de l'état d'avancement de l'enquête. Le lanceur d’alerte a le droit d’être tenu au courant de l’état d’avancement de l’enquête. Il n’a cependant pas le droit de prendre connaissance de l’intégralité du contenu de l’enquête afin de ne pas nuire à l’enquête.

Les personnes nommées dans le signalement ou identifiées au cours de l’enquête peuvent être contactées par la personne désignée au sein de l’eHP dans la mesure où cela est jugé nécessaire dans le cadre de l’enquête. Dans ce cas, la confidentialité du signalement est toujours respectée. La personne désignée au sein de l’eHP évaluera par ailleurs si le fait de contacter ces personnes ne risque pas de nuire à l’enquête.

Clôture de l’enquête

Lorsque l’enquête est terminée, le lanceur d’alerte sera informé du résultat de l’enquête.

Les personnes qui ont été contactées au cours de l’enquête et qui sont dès lors au courant du signalement, seront informées de la clôture de l’enquête, tout en respectant la confidentialité du signalement.

7. Confidentialité du signalement

Lorsqu’un lanceur d’alerte fait part d'une préoccupation, son identité sera tenue secrète conformément à la législation applicable. L’identité du lanceur d’alerte ne sera pas divulguée sans son consentement explicite à des personnes autres que les personnes habilitées à recevoir les signalements et à en assurer le suivi. Ceci vaut également pour toute information susceptible de permettre directement ou indirectement son identification. L'identité de l'auteur du signalement peut uniquement être divulguée lorsqu'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par une législation spéciale dans le cadre d'enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.

Lorsque l’interrogation d’une personne concernée par le signalement est susceptible de compromettre la confidentialité du signalement, l’auteur du signalement sera d’abord contacté.

8. Protection du lanceur d’alerte

Le lanceur d’alerte bénéficie de protection pour autant qu'il ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les atteintes à l'intégrité étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations entraient dans le champ d'application de la politique de lanceur d’alerte. Aucun lanceur d’alerte, aucun tiers lié au lanceur d’alerte et aucune personne ayant aidé le lanceur d’alerte à introduire le signalement comme décrit dans le champ d’application ne peut être pénalisé ou faire l’objet de mesures discriminatoires. L’eHP n’autorise aucune mesure de rétorsion à l'encontre de ceux qui, de bonne foi, signalent une infraction ou une suspicion d'infraction aux règles.

9. Signalements externes

Il est fortement recommandé de signaler d’abord les infractions via le canal de signalement interne de l’eHP. Ceci permet à l’organisation d’examiner le signalement et de prévoir les éventuelles mesures appropriées.

Au sein de l’Union européenne, un lanceur d’alerte a la possibilité de signaler de façon externe une infraction relevant du champ d’application de la législation à une instance locale compétente qui est chargée de recevoir et d’examiner les signalements de la part de lanceurs d’alertes. Les lanceurs d’alerte peuvent introduire un signalement en externe auprès du médiateur fédéral.