Beschrijving van de processen

1. Selectie van de personen die uitgenodigd worden voor vaccinatie

Selectie van de personen die uitgenodigd worden voor vaccinatie

De selectie houdt in dat een persoon geselecteerd wordt op basis van prioriteitscriteria die bepalen vanaf welk moment een persoon gevaccineerd kan worden.

De selectie van personen die uitgenodigd zullen worden voor vaccinatie, doorheen de verschillende fasen, kan gebeuren door verschillende overheden en op basis van verschillende bronnen:

  • voor een selectie op basis van het feit dat personen in een collectiviteit wonen of werken of in een bedrijf werken : de lijst van personen die beschikbaar is bij de collectiviteit of het bedrijf
  • voor een selectie op basis van het feit dat personen als zorgverlener werken: Cobhra
  • voor een selectie op basis van het feit dat personen in het verleden besmet zijn geweest: COVID-19 TestResult database
  • voor een selectie op basis van leeftijdscriteria: het rijksregister
  • voor een selectie op basis van de gezondheidstoestand: registers zoals het kankerregister, databanken van de ziekenfondsen, … en/of EHR bijgehouden door de huisarts (bij voorkeur de houder van het globaal medisch dossier)

Om te voorkomen dat eenzelfde persoon meerdere keren gevaccineerd wordt, is een dubbele controle nodig alvorens de geselecteerde personen uitgenodigd worden voor een vaccinatie:

  • een controle dat de persoon nog niet gevaccineerd werd
  • een controle dat dezelfde persoon niet meerdere keren geselecteerd werd

Deze controle zal worden verricht op basis van de databank van vaccinatiecodes. Deze databank is vergelijkbaar met de CTPC-database die de “corona test prescription codes” bevat. Om te voorkomen dat alleen al door de opname in de databank indirect informatie over de gezondheidstoestand van een persoon wordt onthuld, krijgt elke persoon een vaccinatiecode toegewezen. De vaccinatiecode wordt alleen geactiveerd voor een persoon die wordt uitgenodigd voor vaccinatie als de bron die de persoon heeft geselecteerd het vaccin niet zelf toedient. Een actieve vaccinatiecode laat de betrokkene of het vaccinatiecentrum toe om één of twee vaccinatietijdslots te reserveren bij een vaccinatiecentrum.

Als de bron van de selectie het vaccin niet zelf toedient, leidt de selectie tot de activering van een vaccinatiecode voor de betrokkene in de database met vaccinatiecodes door middel van een webservice. Een vaccinatiecode wordt niet geactiveerd als de persoon al gevaccineerd is.

Een persoon die geselecteerd wordt voor een vaccinatie-uitnodiging wordt bij de uitnodiging en/of tijdens het reservatieproces gewaarschuwd over contra-indicaties. Iedereen kan vrij beslissen of hij/zij zich al dan niet wenst te laten vaccineren.

Zodra een vaccinatie geregistreerd is bij Vaccinnet en meegedeeld is aan de COVID-19 TestResult database bij Sciensano, wordt de vaccinatiestatus van de persoon en, indien nodig, de periode waarin het noodzakelijke tweede vaccin toegediend kan worden, geactualiseerd in de database met de vaccinatiecodes.

Indien de selectie van een prioritair te vaccineren persoon verricht wordt door een andere bron dan de huisarts die houder is van het globaal medisch dossier (GMD-houder) van de betrokkene, dan wordt de GMD-houder op de hoogte gebracht van de toewijzing van een vaccinatiecode via een bericht in zijn eHealthBox.

Huisartsen zullen de mogelijkheid hebben om via een batch- of transactionele webservice de vaccinatiestatus van hun patiënten te updaten in de EHR vanuit Vaccinnet op basis van het INSZ-nummer van hun patiënten. Voorts zullen ze de mogelijkheid hebben om de vaccinatiestatus en de gebruiksstatus van de vaccinatiecodes van hun patiënten te controleren via een transactionele webservice in de databank van vaccinatiecodes op basis van het INSZ van de patiënt. Artsen in collectiviteiten zullen de vaccinatiestatus en de gebruiksstatus van de vaccinatiecodes van personen die in de collectiviteit verblijven of werken kunnen controleren via een transactionele webservice in de databank met vaccinatiecodes op basis van het INSZ van de betrokkenen. Bedrijfsartsen zullen de mogelijkheid hebben om de vaccinatiestatus en de gebruiksstatus van de vaccinatiecodes van de werknemers van het bedrijf te controleren via een transactionele webservice in de databank van vaccinatiecodes op basis van het INSZ van de betrokkenen.

2. Uitnodiging voor vaccinatie

Personen kunnen worden uitgenodigd voor een vaccinatie door :

  • de arts van hun bedrijf of collectiviteit
  • hun huisarts
  • hun ziekenfonds
  • het bevoegde vaccinatiecentrum
  • de databank met vaccinatiecodes
  • hun gemeente of stad
  • indien het om een noodzakelijk tweede vaccin gaat, de persoon die het eerste vaccin heeft toegediend

Als personen uitgenodigd worden voor vaccinatie op basis van de vaccinatiecodes-gegevensbank, dan kan deze uitnodiging via sms, e-mail (eBox burger of gewone mail) en/of via brief worden verstuurd.

Het gsm-nummer en e-mailadres worden verkregen via

Het adres van de hoofdverblijfplaats voor de uitnodigingen via brief wordt verkregen via het Rijksregister.

Uitnodiging voor vaccinatie

Uitnodiging door het bevoegde vaccinatiecentrum in Vlaanderen (met uitzondering van Antwerpen en Gent) en Wallonië (voor burgers)

De uitnodiging door het bevoegde vaccinatiecentrum houdt in dat voor een persoon, naargelang het vaccin, 1 of 2 vaccinatiemomenten worden ingeboekt en dat die momenten worden meegedeeld aan de betrokkene tezamen met de vaccinatiecode, waarmee de betrokkene, zijn vertegenwoordiger of de medewerker van een contactcenter:

  • hetzij reservatiemoment(en) kan bevestigen
  • hetzij reservatiemoment(en) kan wijzigen
  • hetzij reservatiemoment(en) kan annuleren en aangeven dat hij geen vaccinatie wenst
  • hetzij reservatiemoment(en) kan annuleren en aangeven dat hij omwille van gezondheidsredenen een thuisvaccinatie wenst

Ofwel worden de beide vaccinatiemomenten ineens meegedeeld, ofwel wordt eerst enkel het eerste vaccinatiemoment meegedeeld en wordt het eventuele tweede door de onthaalmedewerker van het vaccinatiecentrum meegedeeld op het ogenblik van de eerste vaccinatie.

Het vaccinatiecentrum krijgt van de vaccinatiecodes-gegevensbank een elektronische lijst van vaccinatiecodes en bijbehorende INSZ en postcodes van de verblijfplaats m.b.t. het aantal personen dat het aangeeft in functie van de beschikbare vaccinatiemomenten. Voor de betrokken personen worden in de reservatietoepassing, naargelang het toe te dienen vaccin, één of twee vaccinatiemomenten ingeboekt. Het vaccinatiecentrum houdt een aantal vaccinatiemomenten vrij zodat personen het vaccinatiemoment kunnen wijzigen. Het vaccinatiecentrum beschikt over een reservelijst (de volgende te vaccineren personen) om lastminute-reservaties te kunnen organiseren door de mensen op te bellen. De lastminute-reservatie geschiedt op basis van de vaccinatiecode met feedback naar de vaccinatiecodes-gegevensbank.

Indien voor de betrokken personen een gsm-nummer en/of een e-mailadres gekend is in de vaccinatiecodes-gegevensbank wordt door de reservatietoepassing via deze weg een sms en/of mail gestuurd met vermelding van het of de reservatiemomenten, de naam (en in geval van mail het adres) van het vaccinatiecentrum en de vaccinatiecode. Eventueel kan ook een brief gestuurd worden.

Indien voor de betrokken personen geen gsm-nummer of e-mailadres gekend is in de vaccinatiecodes-gegevensbank, wordt sowieso een brief gestuurd met dezelfde informatie.

De prioritering van de personen die worden uitgenodigd voor vaccinatie geschiedt op basis van criteria die door de bevoegde instanties vastgesteld werden voor het hele land. De prioritering geschiedt binnen de cohorte van personen waarvoor een vaccinatiecode is geactiveerd binnen de vaccinatiecodes-gegevensbank voor het geheel van postcodes waarvoor een vaccinatiecentrum bevoegd is. Er geschiedt dus geen stratificatie per postcode.

De reserveringstoepassing laat aan een vaccinatiecentrum toe om, binnen zijn bevoegdheidsgebied, zeer vlot een selectie te maken per postcode van de verblijfplaats van de betrokkene van de personen van 65 jaar of ouder (golf IA groep A) of 18 jaar of ouder (golf II) die zijn uitgenodigd, maar die de reservatiemomenten nog niet hebben bevestigd of geannuleerd. Deze lijsten kunnen, mits hiertoe een rechtsbasis bestaat, door het vaccinatiecentrum op een veilige wijze worden meegedeeld aan de gemeente waar de persoon zijn hoofdverblijfplaats heeft, zodat de gemeente de betrokkenen kan contacteren om ze te sensibiliseren. De gemeenten kunnen geen lijsten krijgen waaruit rechtstreeks of onrechtstreeks gezondheidsinformatie kan worden afgeleid en kunnen de lijsten uiteraard enkel gebruiken om de vaccinatiecampagne te ondersteunen.

Uitnodiging door de vaccinatiecodes-gegevensbank (in Antwerpen, Brussel en Gent, en in Wallonië voor de zorgverleners)

De uitnodiging door de vaccinatiecodes-gegevensbank houdt in dat de betrokkene een uitnodiging ontvangt met de vaccinatiecode, waarmee de betrokkene, zijn vertegenwoordiger of de medewerker van een contactcenter:

  • hetzij reservatiemoment(en) kan boeken
  • hetzij reservatiemoment(en) kan wijzigen
  • hetzij reservatiemoment(en) kan annuleren en aangeven dat hij geen vaccinatie wenst
  • hetzij reservatiemoment(en) kan annuleren en aangeven dat hij omwille van gezondheidsredenen een thuisvaccinatie wenst

In functie van de beschikbare vaccinatiecapaciteit duidt het vaccinatiecentrum regelmatig het aantal personen aan dat een uitnodiging dient te krijgen van de vaccinatiecodes-gegevensbank. Het vaccinatiecentrum heeft een reservelijst (de volgende personen die gevaccineerd kunnen worden) om lastminute-reservaties te kunnen organiseren door mensen op te bellen. De lastminute-reservatie gebeurt op basis van de vaccinatiecode met feedback naar de vaccinatiecodes-gegevensbank.

Als er een gsm-nummer of e-mailadres beschikbaar is voor de persoon in de vaccinatiecodes-gegevensbank, dan stuurt deze gegevensbank via dit kanaal een sms en/of e-mail met een link naar de toepassing waar de persoon een vaccinatietijdslot kan boeken samen met de vaccinatiecode. 

Als er geen gsm-nummer of e-mailadres beschikbaar is voor de betrokkene in de vaccinatiecodes-gegevensbank, dan wordt een brief verstuurd met dezelfde informatie.

De prioritering van de personen die worden uitgenodigd voor vaccinatie geschiedt op basis van criteria die door de bevoegde instanties vastgesteld werden voor het hele land. De prioritering geschiedt binnen de cohorte van personen waarvoor een vaccinatiecode is geactiveerd binnen de vaccinatiecodes-gegevensbank voor het geheel van postcodes waarvoor een vaccinatiecentrum bevoegd is. Er geschiedt dus geen stratificatie per postcode.

Prioriteringsalgoritme voor het hele land

  1. Zorgverleners van oud naar jong; waarbij er binnen de globale categorie van zorgverleners prioriteit wordt gegeven aan bepaalde beroepen
  2. Burgers vanaf de leeftijd van 70 jaar
  3. Verdeling volgens een percentage bepaald tussen de volgende categorieën (wanneer een van deze categorieën is uitgeput, wordt het resultaat aangevuld met de andere categorie totdat deze zelf is uitgeput)
    • burgers in de leeftijdscategorie 65-69 jaar (75%)
    • burgers in de leeftijdscategorie 18-64 jaar, geselecteerd door de ziekenfondsen en huisartsen (25%)
  4. Burgers in de leeftijdscategorie 18-64 jaar, die niet geselecteerd werden door ziekenfondsen of huisartsen

Uitnodiging per brief

Indien de communicatie per brief verloopt, dan gebeurt het afdrukken en verzenden van de brief door de deelentiteiten, waarbij de gegevens die ze hiervoor verkrijgen niet gebruikt worden voor andere doeleinden noch meegedeeld worden aan derden zoals lokale overheden. Zodra de brief met succes verzonden werd, worden de verkregen gegevens verwijderd door de deelentiteiten. De verkregen gegevens worden verwerkt en de brieven worden verzonden onder de verantwoordelijkheid van een arts.

3. Een vaccinatietijdslot boeken

In principe organiseren bedrijfsartsen, artsen van collectiviteiten, huisartsen, ziekenhuisartsen, gynaecologen en apothekers zelf de vaccinaties die zij toedienen. De activatie van de vaccinatiecode is in dat geval niet nodig. Indien zij echter de reservatie-software willen gebruiken, dan kan deze software gebruik maken van de functionaliteiten van de database met vaccinatiecodes via webservices.

De vaccinatie bij een vaccinatiecentrum vereist altijd een actieve vaccinatiecode. Een persoon kan één of twee vaccinatietijdslots boeken bij een vaccinatiecentrum met behulp van een gemeenschappelijke reservatietoepassing voor alle vaccinatiecentra. De functionele vereisten van de reservatietoepassing zijn beschreven in een openbare aanbesteding. Een eerste versie van de reservatietoepassing wordt voorgesteld in een aantal video’s.

Elk vaccinatiecentrum is bevoegd voor de inwoners van één of meerdere postcodes. Elke wijziging aan deze bevoegdheid zal pas ingaan nadat alle geboekte reservaties uitgevoerd zijn of nadat de reservaties overgedragen zijn tussen de betrokken vaccinatiecentra.

Elk vaccinatiecentrum bepaalt per vaccinatielijn de beschikbare capaciteit per dag van de week + 2 (zie kalender) en dus het aantal personen dat gevaccineerd kan worden. Dit gebeurt elke maandag vóór 12 uur ’s middags door de mogelijke vaccinatiemomenten aan te duiden in de reservatietoepassing. Dit gebeurt een eerste keer op 15 februari (maandag van week 7) voor alle dagen van week 9.

4. Registratie van de vaccinatie

Elk vaccin tegen COVID-19 dat op het Belgische grondgebied wordt toegediend, wordt geregistreerd in de Vaccinnet-databank door de zorgverlener die het vaccin heeft toegediend, meer bepaald:

  • artsen
    • huisartsen
    • bedrijfsartsen
    • artsen van collectiviteiten
    • ziekenhuisartsen
  • verpleegkundigen
  • gynaecologen
  • apothekers
  • personen die door de voormelde personen onder hun verantwoordelijkheid gemandateerd werden

De vaccinatie wordt geregistreerd:

  • via een webtoepassing die aangeboden wordt door Vaccinnet, na authenticatie van de identiteit van de gebruiker op CSAM-niveau 400 of hoger
  • via een software die gebruik maakt van een API (Application Programming Interface) met Vaccinnet
  • via een batch upload door de zorginstellingen.

Alvorens een vaccinatie uitgevoerd wordt, zal de persoon die het vaccin gaat toedienen:

  • Vaccinnet raadplegen om de vaccinatiestatus van de betrokkene te controleren; deze raadpleging gebeurt op basis van het INSZ van de persoon die gevaccineerd zal worden;
  • controleren of er geen contra-indicaties zijn voor het vaccin op basis van het EHR of op grond van informatie meegedeeld door de persoon die gevaccineerd zal worden.

De volgende gegevens worden geregistreerd:

  • gegevens over de gevaccineerde persoon
    • identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ)
  • gegevens met betrekking tot de toediener van het vaccin
    • RIZIV-nummer of INSZ
  • gegevens over het toegediende vaccin
    • naam van het vaccin (CNK- of ATC-code)
    • lotnummer van het vaccin
    • identificatienummer van het vaccin
  • gegevens over de omstandigheden van de vaccinatie
    • vaccinatiedatum
    • datum van registratie in de database (automatisch gegenereerd)
    • plaats van vaccinatie (RIZIV-nummer of KBO-nummer)
    • serienummer van de vaccinatie
    • (onmiddellijke) reactie op het vaccin

De gegevens aangeduid in het vetgedrukt worden gekopieerd naar de Vitalink-gezondheidskluis uitsluitend met als doel om de persoonlijke vaccinatiegegevens ter beschikking te stellen van:

  • de gevaccineerde persoon
  • de zorgverleners en zorginstellingen die een therapeutische relatie hebben met de gevaccineerde persoon, met het oog op een kwalitatieve zorgverlening

Alle gegevens die in de Vaccinnet-databank geregistreerd worden met betrekking tot de vaccinaties tegen COVID-19 worden gekopieerd naar de COVID-19 LaboratoryTestResult database, uitsluitend voor de doeleinden van deze databank zoals beschreven in de Samenwerkingsovereenkomst tot oprichting ervan.

5. Beheer van het individuele vaccinatieschema

Vaccinnet kan het proces van uitnodiging voor een vervolgvaccinatie voeden.

6. Beschikbaarstelling van de persoonlijke vaccinatiegegevens

De gevaccineerde persoon heeft toegang tot zijn eigen vaccinatiegegevens in Vitalink via een webtoepassing die beschikbaar is in de Personal Health Viewer. Regionale eHealth-initiatieven zullen een link naar de webtoepassing kunnen plaatsen op hun eigen patiëntenportalen.

Zorgverleners en zorginstellingen die een therapeutische relatie hebben met de gevaccineerde persoon krijgen toegang tot de vaccinatiegegevens die beschikbaar zijn in Vitalink via het hub-&metahubsysteem.

Voor zover vaccinatiegegevens nodig zijn voor de contactcenters in het kader van contactonderzoek om de maatregelen ten aanzien van hoogrisico-contacten te evalueren, zal een kopie van de gegevens in de COVID-19 TestResult database worden gebruikt.

7. Uitreiking van een vaccinatie-attest

Elke gevaccineerde persoon zal een afdrukbaar, elektronisch vaccinatie-attest met betrekking tot COVID-19-vaccinaties kunnen ontvangen via de Personal Health Viewer. Dit attest is opgesteld in vier talen (Nederlands, Frans, Duits en Engels) en bevat de volgende informatie:

  • het INSZ, de naam, de voornaam, het geslacht, de geboortedatum en de nationaliteit van de houder van het attest
  • de aanduiding dat het attest is uitgereikt door de Belgische Staat
  • voor elke vaccinatie
    • de naam van het vaccin
    • de datum van vaccinatie

Zodra een standaardmodel voor het attest gedefinieerd is door de WHO, zal dit standaardmodel worden gebruikt.

8. Berekening van de verdeling van de kosten voor de vaccinatie tussen de Federale Staat en de deelentiteiten

Toe te voegen

9. Geneesmiddelenbewaking en traceerbaarheid van de vaccins tegen COVID-19, in overeenstemming met de geldende regelgeving

Ongewenste neveneffecten van de vaccins tegen COVID-19 kunnen worden gerapporteerd door een burger of een zorgverlener via een webformulier. Een authenticatie van de identiteit van de gebruiker op CSAM-niveau 400 of hoger is hiervoor vereist. Een burger kan alleen ongewenste neveneffecten rapporteren voor hemzelf of voor een persoon voor wie hij wettelijk verantwoordelijk is. Een zorgverlener kan voor iedereen ongewenste neveneffecten rapporteren. Er wordt gebruik gemaakt van het INSZ van de persoon voor wie een ongewenst neveneffect wordt gerapporteerd om de informatie over de toegediende vaccins die beschikbaar is in de COVID-19 TestResult database te kunnen voorinvullen. De volgende informatie over het/de toegediende vaccin(s) wordt vooringevuld:

  • gegevens over de gevaccineerde persoon op het ogenblik van het invullen van het webformulier
    • leeftijd
    • geslacht
  • gegevens over het toegediende vaccin
    • naam van het vaccin
    • lotnummer van het vaccin
    • identificatienummer van het vaccin
  • gegevens over de omstandigheden van de vaccinatie
    • datum van de vaccinatie
    • plaats van vaccinatie (RIZIV-nummer of KBO-nummer)
    • serienummer van de vaccinatie
    • reactie op het vaccin (gecodeerde lijst van ongewenste neveneffecten)
    • opmerkingen (vrije tekst)

De gerapporteerde ongewenste neveneffecten worden in gepseudonimiseerde vorm geregistreerd in de VONS-databank bij het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten.

Er wordt onderzocht of het rapporteren van een ongewenst neveneffect ook mogelijk kan worden gemaakt via een eForm die gegenereerd wordt door de software van de huisarts.

10. Monitoring en surveillance na vergunning

De monitoring en surveillance na vergunning zijn gebaseerd op geanonimiseerde data of op zijn minst gepseudonimiseerde data indien anonimisering niet toelaat om de monitoring en surveillance na vergunning uit te voeren. De gegevens worden geanonimiseerd of op zijn minst gepseudonimiseerd door HealthData met gebruik van de relevante basisdienst die aangeboden wordt door het eHealth-platform overeenkomstig de methodologie die goedgekeurd zal worden door het Informatieveiligheidscomité.

Tussen Healthdata en de personen die de monitoring en bewaking na vergunning verrichten wordt een adequate en formele scheiding van taken ingevoerd, om het risico van heridentificatie van de geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens te vermijden.

11. Ondersteuning van wetenschappelijk en statistisch onderzoek

Wetenschappelijk en statistisch onderzoek is gebaseerd op geanonimiseerde of minstens gepseudonimiseerde data indien anonimisering niet toelaat om het wetenschappelijk of statistisch onderzoek uit te voeren. De gegevens worden geanonimiseerd of minstens gepseudonimiseerd door HealthData met gebruik van de relevante basisdienst die aangeboden wordt door het eHealth-platform overeenkomstig de methodologie die goedgekeurd zal worden door het Informatieveiligheidscomité.

Tussen HealthData en de personen die het wetenschappelijk en statistisch onderzoek verrichten wordt een adequate en formele scheiding van taken ingevoerd, om het risico van heridentificatie van de geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens te vermijden.