Description des processus

1. Sélectionner la population à convoquer pour la vaccination

Sélectionner la population à convoquer pour la vaccination

La sélection signifie qu'une personne est sélectionnée selon un ordre de priorité sur la base de critères établis pour être autorisée à être vaccinée à partir d'un certain moment.

La sélection des personnes à convoquer pour la vaccination au cours des différentes phases peut être effectuée par plusieurs autorités et être basée sur différentes sources :

  • dans la mesure où la sélection dépend du fait que les personnes travaillent ou résident dans une collectivité, ou travaillent dans une entreprise : la liste des personnes disponibles dans la collectivité ou l'entreprise
  • dans la mesure où la sélection dépend du fait que les personnes sont des professionnels de la santé: Cobhra
  • dans la mesure où la sélection dépend du fait que les personnes ont été infectées dans le passé: COVID-19 TestResult database
  • dans la mesure où la sélection dépend de critères d’âge: le registre national
  • dans la mesure où la sélection dépend de l’état de santé: registres tels que le registre du cancer, les bases de données des mutualités, ... et/ou le dossier médical informatisé détenu par le médecin généraliste (de préférence le détenteur du dossier médical global)

Afin d'éviter une vaccination multiple non souhaitée de la même personne, un double contrôle doit être effectué avant de convoquer les personnes sélectionnées à se faire vacciner :

  • une vérification que la personne n'a pas encore été vaccinée
  • une vérification que la même personne n’a pas été sélectionnée plusieurs fois

Ce contrôle sera effectué grâce à l’utilisation de la base de données des codes de vaccination. Cette base de données est similaire à la base de données CTPC, qui contient des codes de prescription de test corona.

Afin d'éviter que le simple fait d'être inclus dans la base de données ne révèle indirectement des informations sur l'état de santé d'une personne, un code de vaccination est attribué à chaque personne.

Le code de vaccination n'est activé pour une personne appelée à se faire vacciner que si la source qui a sélectionné la personne n'administre pas elle-même le vaccin. Un code de vaccination actif permet à la personne concernée ou au centre de vaccination de réserver un ou deux moments de vaccination dans le centre de vaccination.

Si la source de sélection n'administre pas le vaccin elle-même, la sélection fait activer un code de vaccination pour la personne concernée dans la base de données des codes de vaccination en ayant recours à un service web. Le code de vaccination n’est pas activé lorsque la personne a déjà été vaccinée.

Une personne sélectionnée pour être invitée à se faire vacciner est avertie des contre-indications lors du processus d'invitation et/ou de réservation. La décision de se faire vacciner ou non est prise librement par chaque individu.

Dès qu’une vaccination a été enregistrée dans Vaccinnet et transmise à la COVID-19 TestResult database de Sciensano, l’état de vaccination de la personne et, si cela s’avère pertinent, la période pendant laquelle un deuxième vaccin indispensable peut être administré sur la base du code de vaccination sont mis à jour dans la base de données des codes de vaccination.

Dans la mesure où la sélection d’une personne à vacciner en priorité a été réalisée par une source autre que le médecin généraliste qui détient le dossier médical global (détenteur du DMG) ou la personne concernée, le détenteur du DMG est informé de l’attribution d’un code de vaccination au moyen d’un message dans l’eHealthbox.

Les médecins généralistes seront en mesure de mettre à jour le statut de vaccination de leurs patients dans leur DMI en faisant appel à un service web batch ou transactionnel de Vaccinnet basé sur le NISS de leurs patients. En outre, ils auront la possibilité de vérifier le statut de la vaccination et l'utilisation des codes de vaccination de leurs patients en appelant un service web transactionnel à partir de la base de données des codes de vaccination basée sur le NISS de leurs patients. Les médecins de collectivité auront la possibilité de vérifier le statut de vaccination et le statut d'utilisation des codes de vaccination des personnes travaillant ou résidant dans une collectivité en appelant un service web transactionnel à partir de la base de données des codes de vaccination basée sur le NISS des personnes. Les médecins d'entreprise auront la possibilité de vérifier le statut de vaccination et le statut d'utilisation des codes de vaccination des personnes travaillant dans l'entreprise en appelant un service web transactionnel à partir de la base de données des codes de vaccination basée sur le NISS des personnes.

2. Convoquer la population appelée à se faire vacciner

Les personnes peuvent être convoquées pour leur vaccination par

  • le médecin de l’entreprise ou de la collectivité;
  • leur médecin généraliste;
  • leur mutualité;
  • le centre de vaccination compétent;
  • la base de données des codes de vaccination;
  • leur commune ou ville de résidence;
  • pour un deuxième vaccin requis, par la personne qui a administré le premier vaccin

Si les personnes sont invitées à se faire vacciner par la base de données des codes de vaccination, cette invitation peut être envoyée par sms, par courriel (eBox citoyen ou par courriel ordinaire) et/ou par lettre papier.

Les numéros de GSM et les adresses électroniques sont obtenus

  • auprès des mutualités pour les membres affiliés chez eux
  • au moyen du service CSAM pour les personnes ayant activé un eBox citoyen
  • à partir de la base de données CoBRHA pour les prestataires de soins 

Les informations relatives à l'adresse de la résidence principale pour l'invitation par lettre papier sont obtenues auprès du registre national.

Convoquer la population appelée à se faire vacciner

Invitation par le centre de vaccination compétent en application en Flandre (sauf à Anvers et Gand) et en Wallonie (pour les citoyens)

L'invitation par le centre de vaccination compétent a pour conséquence que pour une personne, selon le vaccin à administrer, 1 ou 2 moments de vaccination sont réservés, et que ces moments sont communiqués à la personne concernée avec le code de vaccination, avec lequel la personne concernée, son représentant ou un agent du centre de contact

  • peut soit confirmer le(s) moment(s) de réservation;
  • peut soit modifier le(s) moment(s) de réservation;
  • peut soit annuler le(s) moment(s) de réservation et indiquer qu’elle ne souhaite pas être vaccinée;
  • peut soit annuler le(s) moment(s) de réservation et indiquer qu’elle souhaite être vaccinée à domicile pour des raisons de santé.

Soit les deux périodes de vaccination sont communiquées en même temps, soit, dans un premier temps, seul le premier moment de la vaccination est communiqué et le second moment éventuel est communiqué par le ou la réceptionniste du centre de vaccination lorsque la première vaccination a lieu.

À partir de la base de données des codes de vaccination, le centre de vaccination reçoit une liste électronique des codes de vaccination et des NISS et codes postaux du lieu de résidence correspondants pour le nombre de personnes qu'il indique en fonction de la capacité de vaccination disponible. Pour les personnes concernées, un ou deux moments de vaccination sont réservés dans l’application de réservation, en fonction du vaccin à administrer. Le centre de vaccination laisse plusieurs créneaux de vaccination libres pour que les personnes puissent modifier le moment de la vaccination. Le centre de vaccination dispose d'une liste de réserve (les personnes suivantes à vacciner) pour organiser les réservations de dernière minute en contactant les personnes par téléphone. La réservation de dernière minute se fait sur la base du code de vaccination avec un feedback à la base de données des codes de vaccination.

Si un numéro de GSM et/ou une adresse électronique de la personne concernée est disponible dans la base de données des codes de vaccination, l’application de réservation envoie un SMS et/ou un courrier électronique par ce canal, indiquant les heures de réservation, le nom (et en cas de courrier électronique, l'adresse) du centre de vaccination et le code de vaccination. 

Si aucun numéro de GSM et aucune adresse électronique ne sont connus pour les personnes concernées dans la base de données des codes de vaccination, une lettre avec les mêmes informations sera néanmoins envoyée.

La priorisation des personnes invitées à la vaccination est effectuée selon des critères établis pour l'ensemble du pays par les organismes compétents. La détermination des priorités a lieu au sein de la cohorte de personnes pour lesquelles un code de vaccination a été activé dans la base de données des codes de vaccination pour tous les codes postaux pour lesquels un centre de vaccination est compétent. Il n'y a donc pas de stratification par code postal.

L’application de réservation permet à un centre de vaccination, dans son domaine de compétence, d'effectuer très facilement une sélection par code postal de la résidence de la personne concernée parmi les personnes âgées de 65 ans ou plus (vague IA groupe A) ou âgées de 18 ans ou plus (vague II) qui sont invitées, mais qui n'ont pas encore confirmé ou annulé les moments de réservation. Pour autant qu'il existe une base juridique à cet effet, ces listes peuvent être communiquées en toute sécurité par le centre de vaccination à la commune ou à la ville où la personne a sa résidence principale, afin que la commune ou la ville puisse contacter les personnes concernées pour les sensibiliser. Les communes et les villes ne peuvent pas recevoir de listes dont elles peuvent déduire directement ou indirectement des informations relatives à la santé et elles ne peuvent bien entendu utiliser ces listes que pour soutenir la campagne de vaccination.

Invitation par la base de données des code de vaccination (applicable à Anvers, Bruxelles et Gand et en Wallonie pour les prestataires de soins)

L'invitation par la base de données des codes de vaccination implique que la personne concernée reçoit une invitation contenant le code de vaccination, avec laquelle la personne concernée, son représentant ou un agent du centre de contact

  • peut réserver un ou plusieurs moments;
  • peut modifier un ou plusieurs moments de réservation;
  • peut annuler un ou plusieurs moments de réservation et indiquer qu’elle ne souhaite pas être vaccinée;
  • peut annuler un ou plusieurs moments de réservation et indiquer qu’elle souhaite être vaccinée à domicile pour des raisons de santé.

En fonction de la capacité de vaccination disponible, le centre de vaccination indique régulièrement le nombre de personnes qui doivent recevoir une invitation issue de la base de données des codes de vaccination. Le centre de vaccination dispose d'une liste de réserve (les personnes suivantes à vacciner) pour organiser les réservations de dernière minute en contactant les personnes par téléphone. La réservation de dernière minute se fait sur la base du code de vaccination avec un feedback à la base de données des codes de vaccination.

Si le numéro de GSM et/ou l'adresse électronique de la personne est disponible dans la base de données des codes de vaccination, cette base de données envoie un SMS et/ou un courriel par ce canal, indiquant un lien vers l'application où la personne peut réserver des moments de vaccination ainsi que le code de vaccination. Une lettre peut également être envoyée.

Si aucun numéro de GSM ou aucune adresse électronique de la personne concernée n'est disponible dans la base de données des codes de vaccination, une lettre avec les mêmes informations sera envoyée.

La priorisation des personnes invitées à la vaccination est effectuée selon des critères établis pour l'ensemble du pays par les organismes compétents. La détermination des priorités a lieu au sein de la cohorte de personnes pour lesquelles un code de vaccination a été activé dans la base de données des codes de vaccination pour tous les codes postaux pour lesquels un centre de vaccination est compétent. Il n'y a donc pas de stratification par code postal.

Algorithme de priorisation à l'échelle nationale

  1. Les professionnels de la santé, par ordre décroissant d'âge ; dans la catégorie globale des professionnels de la santé, une priorité est accordée à certaines professions
  2. Les citoyens âgés de 70 ans ou plus
  3. Répartition selon un pourcentage défini entre les catégories suivantes (lorsqu'une de ces catégories est épuisée, le résultat est complété avec l'autre catégorie jusqu'à son propre épuisement)
    • Les citoyens âgés de 65-69 ans (75%)
    • Les citoyens âgés de 18-64 ans sélectionnés par les mutualités ou les médecins généralistes (25%)
  4. Les citoyens âgés de 18-64 ans non sélectionnés par les mutualités ou les médecins généralistes

Invitation par lettre papier

Dans la mesure où la communication a lieu via une lettre papier, l'impression et l'envoi de la lettre sont organisés par les entités fédérées, sans que les données obtenues à cette fin soient utilisées par les entités fédérées à d'autres fins ou communiquées à des tiers, tels que les autorités locales. Dès qu'une lettre a été envoyée avec succès, les données obtenues sont supprimées par les entités fédérées. Les données reçues sont traitées et les lettres papier sont envoyées sous la responsabilité d’un médecin.

3. Réserver un créneau de vaccination

En principe, les médecins du travail, les médecins de collectivité, les médecins généralistes, les gynécologues et les pharmaciens organisent eux-mêmes les vaccinations qu’ils administrent. L’activation d’un code de vaccination n’est pas nécessaire dans ce cas. Cependant, s’ils souhaitent utiliser un logiciel de réservation, ce logiciel peut utiliser les fonctionnalités de la base de données des codes de vaccination au moyen de services web.

La vaccination dans un poste de vaccination requiert toujours un code de vaccination actif. Un seul code permettra de réserver un ou deux créneaux de vaccination dans un poste de vaccination au moyen d’une application de réservation commune à l’ensemble des postes de vaccination. Les exigences fonctionnelles de l’application de réservation sont décrites dans l’appel d’offre. Une toute première version de l’application de réservation est présentée dans plusieurs vidéos.

Tout centre de vaccination est compétent pour les habitants d’un ou plusieurs codes postaux. Toute modification de cette compétence ne produira ses effets qu'après que toutes les réservations faites auront été honorées ou que les réservations auront été transférées entre les centres de vaccination concernés. Chaque centre de vaccination détermine par ligne de vaccination la capacité disponible chaque jour de la semaine + 2 (voir calendrier) et donc le nombre de personnes qui peuvent être vaccinées. Cela se fait chaque lundi avant midi en précisant les heures de vaccination possibles dans l’application de réservation. Cela sera fait pour la première fois le 15 février (lundi de la semaine 7) pour tous les jours de la semaine 9.

4. Enregistrer la vaccination

Tout vaccin contre la COVID-19 administré sur le territoire belge est enregistré dans la base de données Vaccinnet par le prestataire de soins qui a administré le vaccin, en particulier par :

  • les médecins
    • les médecins généralistes
    • les médecins d’entreprise
    • les médecins de collectivité
    • les médecins hospitaliers
  • les infirmiers
  • les gynécologues
  • les pharmaciens
  • les collaborateurs mandatés par les personnes précitées sous leur responsabilité

La vaccination est enregistrée :

  • au moyen d’une application web offerte par Vaccinnet après authentification de l’identité de l’utilisateur au niveau CSAM 400 ou supérieur
  • au moyen d’un logiciel utilisant une API (Application Programming Interface) à Vaccinnet
  • au moyen d’un chargement batch par les institutions de soins

Avant d’administrer la vaccination, le vaccinateur :

  • consulte Vaccinnet afin de contrôler l’état de vaccination de la personne à vacciner; cette consultation est basée sur le NISS de la personne à vacciner
  • vérifie les contre-indications de la vaccination basées sur le DMI ou les informations collectées par la personne à vacciner.

Les données à enregistrer sont :

  • les données relatives à la personne vaccinée
    • le numéro d’identification de la sécurité sociale (NISS)
  • les données relatives à l’administrateur du vaccin
    • le numéro INAMI ou le NISS
  • les données relatives au vaccin administré
    • le nom du vaccin (code CNK ou ATK)
    • le numéro du lot du vaccin
    • le numéro d’identification du vaccin
  • les données relatives aux circonstances de la vaccination
    • la date de vaccination
    • la date de l’encodage dans la base de données (généré automatiquement)
    • le lieu de la vaccination (numéro INAMI ou numéro BCE)
    • le numéro de série de la vaccination
    • la réaction (immédiate) au vaccin

Les données indiquées en gras sont copiées dans le coffre Vitalink, uniquement à des fins de transmission des données personnelles de vaccination à :

  • la personne vaccinée
  • aux prestataires de soins et aux établissements de soins ayant une relation de soins avec la personne vaccinée, aux fins d’une prestation de soins de qualité

Toutes les données enregistrées dans la base de données Vaccinnet concernant les vaccins contre la COVID-19, sont copiées dans la base de données COVID-19 LaboratoryTestResult, uniquement pour les finalités de cette base de données telles que décrites dans l’accord de coopération en la matière.

5. Gérer le schéma de vaccination individuel

Vaccinnet est en mesure d’alimenter le processus de convocation des personnes qui doivent recevoir un vaccin de suivi.

6. Transmettre des données personnelles de vaccination

La personne vaccinée a accès à ses données de vaccination qui sont disponibles dans Vitalink au moyen d’une application web accessible via le Personal Health Viewer. Les initiatives régionales en matière d’eHealth seront en mesure d'insérer un lien dans l’application web de leurs portails patients.

Les prestataires de soins et les établissements de soins qui ont une relation de soins avec la personne vaccinée ont accès aux données de vaccination qui sont disponibles dans Vitalink au moyen de leur système hubs-metahub.

Dans la mesure où les centres de traçage des contacts ont besoin des données de vaccination pour évaluer les mesures à prendre à l'égard des contacts à haut risque, une copie des données dans la base de données COVID-19 TestResult est utilisée.

7. Délivrer un certificat de vaccination

Toute personne vaccinée pourra recevoir un certificat de vaccination électronique imprimable concernant les vaccins contre la COVID-19 au moyen du Personal Health Viewer. Ce certificat qui est quadrilingue (français, néerlandais, allemand et anglais), contient les information suivantes :

  • le NISS, le nom, le prénom, le sexe, la date de naissance et la nationalité du titulaire du certificat
  • l’indication de l’Etat belge en tant que délivreur du certificat
  • pour toute vaccination
    • le nom du vaccin
    • la date de vaccination

Dès qu’un modèle de certificat standard sera défini par l’OMS, celui-ci sera utilisé.

8. Calculer la distribution du coût de la vaccination entre l’Etat fédéral et les entités fédérées

À ajouter

9. La pharmacovigilance et la traçabilité des vaccins contre la COVID-19 conformément à la réglementation actuelle

Les effets indésirables des vaccins contre la COVID-19 peuvent être rapportés au moyen d’un formulaire électronique par le citoyen ou le prestataire de soins. L’utilisateur doit authentifier son identité au niveau CSAM 400 ou supérieur. Un citoyen peut uniquement rapporter des effets indésirables pour lui-même ou pour la personne pour laquelle il est légalement responsable. Un prestataire de soins peut rapporter des effets secondaires pour n’importe qui. Le NISS de la personne pour laquelle des effets indésirables sont rapportés, est utilisé pour préremplir les informations relatives aux vaccins administrés à la personne telles qu’elles sont disponibles dans la base de données COVID-19 TestResult. Les informations relatives aux vaccins administrés à la personne qui sont préremplies sont les suivantes:

  • des données relatives à la personne vaccinée au moment de l’utilisation du formulaire électronique
    • l’âge
    • le sexe
  • les données relatives au vaccin administré
    • le nom du vaccin
    • le numéro du lot du vaccin
    • le numéro d’identification du vaccin
  • les données relatives aux circonstances de la vaccination
    • la date de vaccination
    • le lieu de la vaccination (numéro INAMI ou numéro BCE)
    • le numéro de série de la vaccination
    • la réaction au vaccin (liste codée ou effets indésirables)
    • commentaires (texte libre)

Les effets indésirables rapportés sont enregistrés sous forme pseudonymisée dans la base de données VONS de l’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé.

Il sera examiné s’il sera aussi possible de rapporter un effet secondaire au moyen d’un formulaire électronique (eForm) généré par le logiciel d’un médecin généraliste

10. Contrôle et surveillance post-autorisation

Le contrôle et la surveillance post-autorisation sont basés sur des données anonymisées ou à tout le moins pseudonymisées si l’anonymisation ne permet pas d'effectuer le contrôle et la surveillance post-autorisation Les données sont anonymisées ou à tout le moins pseudonymisées par HealthData en ayant recours au service de base pertinent offert par la plate-forme eHealth conformément à la méthodologie qui doit être approuvée par le Comité de sécurité de l'information

Une séparation adéquate et formelle des missions est mise en place entre HealthData et le personnel chargé du contrôle et de la surveillance post-autorisation afin d’éviter toute possibilité de réidentification des données anonymisées ou pseudonymisées.

11. Soutien d’études scientifiques ou statistiques

Les études scientifiques et statistiques sont basées sur des données anonymisées ou à tout le moins des données pseudonymisées, si l'anonymisation ne permet pas la réalisation d’études scientifiques ou statistiques Les données sont anonymisées ou à tout le moins pseudonymisées par HealthData en ayant recours au service de base pertinent offert par la plate-forme eHealth conformément à la méthodologie qui doit être approuvée par le Comité de sécurité de l'information

Une séparation adéquate et formelle des missions est mise en place entre HealthData et le personnel chargé de réaliser les études scientifiques et statistiques afin d’éviter toute possibilité de réidentification des données anonymisées ou pseudonymisées.